Pour atteindre ses objectifs, une entreprise mène de nombreux projets en parallèle, à tous les niveaux de son organisation. L'efficacité de leur gestion dépend en grande partie de la planification des ressources, mais aussi de la cohérence des processus, des outils et des métriques utilisés. Ce travail d'alignement des portefeuilles de projets est pris en charge par le Project Management Office ou PMO, aussi connu sous le nom de bureau des projets en français. Le PMO est constitué d'une large équipe de collaborateurs dans les plus grandes structures, mais généralement d'une seule personne dans les PME. Pour mener à bien sa mission, il doit mettre en place un ensemble de bonnes pratiques aussi bien au niveau de la communication, de la gestion des risques, que du suivi. Cet article fait le point sur ces méthodes éprouvées.
1.Définition de la méthode de gestion de projet
Les méthodes de gestion de projet sont nombreuses et peuvent globalement se classer en 2 catégories : les méthodes traditionnelles et les approches agiles.
Les pratiques de gestion de projet traditionnelles
Avant les années 2000, les entreprises utilisaient exclusivement des techniques de gestion de projet au cheminement linéaire. C'est le cas de la méthode du cycle en V qui permet d'avancer par étape selon un système de définition des besoins, puis de validation des livrables. Les retours en arrière sont donc difficiles. Cette méthode relativement facile à planifier et à gérer manque cependant de souplesse lorsque les projets ont besoin d'évoluer dans le temps.
Les méthodes agiles
Les approches agiles ont été mises au point à la fin des années 1990 afin de proposer des réponses aux limites des méthodes traditionnelles. Elles concentrent l'attention non pas sur le produit final, mais sur le client et ses besoins, au fur et à mesure de leurs apparitions. Elles donnent donc une grande place à la communication orale à travers de nombreuses réunions et demandent une grande disponibilité des différents acteurs. Les projets avancent par étapes de quelques semaines appelées itérations qui s'organisent en fonction des priorités du moment.
La méthode agile originelle a donné naissance à de nombreuses variantes dont Scrum est certainement la plus populaire auprès des chefs de projet de développement logiciel. Les étapes appelées ici sprint sont plus courtes et pensées pour accélérer la rapidité d'exécution des tâches.
2. Mise en place d'un plan de gestion de projet
Ces méthodes sont intéressantes pour piloter opérationnellement un projet, mais ne permettent pas de valider la capacité de l’organisation à assumer le portefeuille projets dans son ensemble, d’autant que les ressources projets sont souvent sollicitées par ailleurs sur les activités récurrentes de l’entreprise.
Pour assurer sa pérennité et garantir sa capacité à mener à bien sa stratégie, une entreprise a besoin d'anticiper ses budgets, ses ressources, ses délais de production, etc. Mettre en place un plan de gestion de projet se montre donc indispensable. Cela nécessite la définition d'objectifs globaux précis déclinés en objectifs spécifiques à chaque projet.
Effectué par le PMO, ce travail offre une vision globale des missions à réaliser aux divers chefs de projets. Il permet aussi de répartir intelligemment les ressources disponibles et les compétences en fonction du contexte et des priorités.
À partir de là, les chefs de projets peuvent mettre en place une planification des tâches afin d'atteindre les objectifs fixés en termes de délais, de budget et d'exploitation des ressources. Ils pourront ainsi suivre l'avancement du projet avec précision, détecter tout dysfonctionnement et réagir rapidement en cas de risque.
Du côté des collaborateurs, la planification des objectifs et des tâches présente également des avantages. Elle favorise l'implication et permet à chacun de bien comprendre son rôle et ses responsabilités au sein des équipes.
En bref, la planification est la condition sine qua non à la réussite d'un projet et plus globalement de la gestion d'un portefeuille de projets. Sans cela, l'entreprise s'expose à de nombreux risques comme le dépassement de budget et des délais, le manque de compétences, la pénurie de matière première, la désorganisation de la gestion quotidienne des tâches, l'inefficacité des collaborateurs, etc.
3. Communication efficace
Lors de l'exécution d'un projet, la communication doit être au centre de toutes les attentions car elle participe activement à son avancement. Elle évite les imprécisions et les rumeurs qui s'avèrent nocives pour la productivité. Enfin, elle favorise l'engagement des collaborateurs et le management optimal des équipes.
Principes de base
Pour rendre la communication efficace et réellement utile, le PMO doit mettre en place un système permettant tout type de communication entre les parties prenantes :
- descendante (du chef de projet vers les collaborateurs) ;
- ascendante (des collaborateurs vers le chef de projet) ;
- transversale (entre les collaborateurs).
C'est uniquement de cette manière que :
- les missions déléguées pourront être comprises et prises en charge correctement ;
- les problèmes rencontrés pourront être traités sans retarder excessivement l'avancement ;
- les informations pourront être mises à jour et circuler avec fluidité.
En fonction des objectifs de communication, qu'il faudra définir en amont, des outils variés peuvent être mis en place comme les réunions d'information, les réunions de travail, les mails et les messages instantanés, les notes d'information, l'intranet, ou tout autre outil de communication interne.
Organiser les réunions
Situées au cœur du système de communication, les réunions doivent faire l'objet d'une préparation et d'un suivi spécifique. L'idée est ici d'éliminer les risques qui leur sont liés : perte de temps, présence inutile de certaines personnes ou équipes, résultats inexploitables, objectifs peu clairs, prise de parole chaotique, etc.
Le plan de communication du PMO doit prévoir certaines procédures afin de ne pas tomber dans ces pièges. Voici quelques bonnes questions à se poser :
- À quels moments de la semaine vont-elles avoir lieu ?
- À quelle fréquence ?
- Combien de temps vont-elles durer ?
Ensuite, pour chaque réunion, un objectif est défini, ce qui permettra d'établir un ordre du jour. Afin de garder une trace et d'exploiter efficacement les décisions prises, un compte-rendu doit être établi et communiqué. Il résume les éléments essentiels de la réunion et les conséquences pour les différentes parties prenantes.
Résoudre les conflits
Le meilleur conflit est celui que l'on ne crée pas. Le PMO doit donc anticiper les risques de chaque projet afin d'en éviter un maximum, mais aussi réfléchir à des systèmes et à des outils pour les désamorcer rapidement lorsqu'ils apparaissent. Une bonne communication et des plans de travail qui tiennent la route permettent de limiter les conflits, mais malgré toutes les précautions prises, certains finiront tout de même par éclater. Une stratégie de résolution doit donc être prévue.
Dans un premier temps, une phase d'écoute active se montre indispensable. Sans prendre parti, le chef de projet doit entendre les différentes personnes impliquées dans le conflit et reconnaître l'existence de leur point de vue. Il doit ensuite identifier clairement le problème en reformulant ce qui lui a été rapporté par exemple.
Pour finir, il propose une ou plusieurs solutions à ses interlocuteurs afin de déterminer celle qui suscite la plus grande adhésion. L'idéal est d'arriver à un consensus, mais si certains collaborateurs restent insatisfaits, il est important de rester ouvert à la discussion et d'écouter leurs nouveaux arguments. Le dialogue ne doit jamais être rompu et les négociations peuvent se prolonger jusqu'à trouver un équilibre acceptable pour tous.
Gestion des risques
Tout projet comporte des risques. Il est essentiel de bien les connaître afin de mieux y répondre lorsqu'ils se produisent. Leur gestion passe par 3 étapes : l'identification, l'évaluation et la réponse.
La phase d'identification consiste à établir une liste exhaustive des risques inhérents au projet : dépassement du budget alloué à une tâche, absence d'un collaborateur, panne informatique, etc. Une fois identifiés, les risques doivent être évalués individuellement et classés selon leur gravité. Celle-ci dépend du rapport entre leur probabilité de survenance et leur impact sur le projet.
Cartographier ainsi les risques permet d'identifier ceux qui nécessitent une réponse complète et ceux qui peuvent être ignorés. Vient alors l'étape de proposition de solution. À chaque risque jugé préoccupant doit correspondre une réponse adaptée aux ressources et aux possibilités de l'entreprise.
Suivi et contrôle
Suivre et contrôler un projet permet d'évaluer sa performance et de repérer les risques rapidement. Le Project Management Office réalise ce travail en continu afin d'identifier les changements nécessaires, au fur et à mesure de son exécution.
Pour réaliser cette tâche, le PMO utilise plusieurs critères :
- les KPI ou indicateurs clés de performance comme le respect des échéances, des budgets alloués ou encore la qualité des livrables ;
- les objectifs intermédiaires (sont-ils remplis ou bien les équipes ont-elles tendance à en dévier ?) ;
- les ajustements lorsque certains changements ont été décidés (les documents de travail sont-ils à jour, les calendriers de travail, la répartition des tâches ?) ;
- la gestion des risques (certains peuvent apparaître ou disparaître tout au long du projet et doivent donc être mis à jour) ;
- l'évaluation de la communication et de la gestion des conflits.
Véritables piliers de la gestion de projet, la planification, la communication et la gestion des risques doivent être définies et contrôlées à travers des stratégies clairement énoncées aux équipes.
La transparence est en effet la meilleure alliée du Project Management Office s'il désire voir son projet avancer efficacement et avec fluidité. Quelle que soit la méthode retenue, la réussite d'un projet passe par la mise en place des pratiques décrites tout au long de cet article. Ce travail préparatoire peut paraître long, mais permet une amélioration de la performance qui compense largement le temps investi au départ. Pour l’aider dans cette mission, le PMO peut s’équiper d’un outil de gestion de projet performant tel que EKIALIS Pilot.
Cette solution collaborative conçue pour piloter efficacement le portefeuille d’activités offre toutes les fonctionnalités indispensables à une gestion optimale des ressources, des activités ponctuelles et récurrentes, des risques, etc.
