Logiciel de gestion de projet à la rescousse des SI d’entreprise
Véritable pilier de l’entreprise, le système d’information ne peut aujourd’hui se passer d’une organisation précise et maîtrisée. Pour atteindre un niveau de contrôle satisfaisant et en retirer tous les avantages qui en découlent, les équipes concernées doivent avoir à disposition des outils à la fois performants et faciles à prendre en main.
Un logiciel de gestion de projet permet de piloter l’intégration et les mises à jour du SI dans son intégralité et d’en extraire toutes les données et analyses nécessaires à la prise de décision. Mais concrètement, comment fonctionne une solution de gestion de projet ? Quels sont ses avantages ? Quelles sont ses fonctionnalités principales ? Que peuvent-elles apporter à l’entreprise ? Ce guide complet propose de répondre à toutes ces questions à travers un tour d’horizon des caractéristiques de cet outil devenu indispensable, mais parfois difficile à appréhender.
Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de projet est un outil informatique destiné aux managers et à leurs équipes dont le quotidien consiste à piloter des projets complexes, impliquant de nombreuses ressources matérielles et humaines. Concrètement, il permet d’accomplir de nombreuses tâches indispensables au suivi de projet :
- planification des grandes étapes du projet
- cartographie des compétences
- attribution des tâches aux personnes impliquées
- gestion des budgets
- stockage des documents et informations nécessaires à la réalisation du projet
- communication entre tous les membres de l’équipe
- rapprochement et analyse des données
Un logiciel de planification de projet est un outil polyvalent qui permet de gérer tous les aspects du pilotage d’activité. Il remplace efficacement l’ensemble des outils utilisés traditionnellement, dont les tableaux Excel, et autorise donc un meilleur traitement des données.
Les logiciels de suivi de projet sont disponibles en SaaS ou en hébergement On-Premise.
- La solution SaaS (Software as a Service) offre la possibilité de se connecter depuis n’importe quel appareil grâce à une simple connexion internet et ne nécessite pas l’acquisition de matériel informatique coûteux. Par contre, elle fonctionne sous forme d’abonnement mensuel ou annuel et l’entreprise ne possède donc pas de licence.
- À l’inverse, le On-Premise permet à l’entreprise d’acheter les droits de licence et donc d’investir durablement dans un logiciel de planning de projet. Ses données sont stockées dans son propre système sécurisé et confidentiel, la rendant ainsi plus indépendante et souveraine. En conséquence, pas besoin de connexion internet pour consulter ses données. En revanche, cette solution demande des équipements informatiques puissants qui nécessitent un investissement de départ conséquent, ainsi que du personnel formé à la gestion de ce type de matériel.
Il n’y a pas de bon ou mauvais hébergement concernant un logiciel de gestion de projet. Chaque situation appelle une solution unique et adaptée.
Pourquoi un outil de gestion de projet est indispensable pour une gestion efficace ?
Utiliser un logiciel de gestion de projet présente de nombreux avantages dont voici une liste non exhaustive.
Planifier, visualiser et maîtriser le temps
En gestion de projet, la temporalité est cruciale. Tout projet s’articule autour d’une date butoir à laquelle des livrables doivent être opérationnels. Pour respecter les délais fixés, le chef de projet prend en charge la gestion du temps, une mission qui comprend un grand nombre de tâches comme le séquençage des activités, l’estimation des durées ou la mise en place d’un calendrier.
Ce travail titanesque est largement facilité par l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet qui propose notamment des outils de planification comme le diagramme de Gantt. C’est le meilleur moyen d’obtenir une bonne visibilité sur l’avancement des projets et de réajuster les deadlines intermédiaires et les ressources si besoin. Utiliser un outil de pilotage de projet, c’est garder la maîtrise du temps.
Mieux prioriser les projets
Un outil de suivi de projet se montre très utile pour gérer efficacement le portefeuille de projets. Une entreprise mène de front de nombreuses activités et il en est de même pour l’équipe SI. Sans une bonne visibilité sur l’intégralité des projets en cours et à venir, ainsi que sur les ressources qui y sont allouées, il devient complexe de faire des choix si ces dernières viennent à manquer.
Un logiciel de gestion de projet permet de modéliser l’organisation des activités et de mettre en lumière les éléments stratégiques pour l’entreprise. Il est alors plus facile de prendre les bonnes décisions.
En d’autres termes, inutile de faire l’effort de planifier chaque projet individuellement sans une vision globale préalable, garantissant que l’organisation est en capacité de réussir. Maîtriser le flux entrant des idées pouvant devenir projet est un axe majeur de la gouvernance pour une mise en œuvre opérationnelle réussie.
Piloter les tâches au quotidien
Chaque projet est constitué d’une multitude de tâches qu’il faut définir, planifier, déplacer et réajuster au gré des imprévus : un retard de livraison fournisseur, un collaborateur malade, une panne de courant, etc. Pour mener à bien cette mission, un outil de planification des tâches se montre indispensable.
Il permet de visualiser l’avancement des projets tout en prenant en compte les tâches récurrentes qui ont tendance à monopoliser l’attention des équipes. Un logiciel de gestion de projet offre donc la possibilité de repérer en un clin d’œil les ralentissements dans la chaîne de production des livrables. En conséquence, le chef de projet peut réagir rapidement en remaniant la priorisation des tâches ou en sollicitant d’autres ressources par exemple.
Gérer les ressources de manière optimale
L’optimisation des ressources, qu’elles soient matérielles ou humaines, passe par une connaissance parfaite de celles-ci. Comment répartir au mieux les tâches si l’on ne sait pas quelles compétences existent dans les équipes et quelles sont celles qui manquent à la réalisation des projets ?
Un outil de suivi de projet facilite la planification des tâches grâce à la cartographie complète des ressources et des compétences. Il permet également de gérer les heures travaillées et les congés, toujours dans l’optique d’une maîtrise maximale du temps.
La capacité à faire est un critère fondamental, mais il reste insuffisant sans la vision complémentaire des compétences, permettant de disposer des bonnes ressources aux bons endroits. Les outils de pilotage devraient savoir gérer ces deux dimensions quantitative et qualitative
Maîtriser les budgets
Stocker et sécuriser les documents au même endroit
Chercher un mail contenant des informations essentielles pour le bon déroulement d’un projet ou fouiller sans fin dans des dossiers mal ordonnés n’est pas un modèle de productivité. Opter pour un logiciel de gestion de projet, c’est s’offrir la possibilité de rassembler dans un seul et même outil toutes les données liées aux activités en cours.
Les membres de l’équipe peuvent y avoir accès à tout moment et gagner du temps au quotidien.
Analyser facilement les données
En travaillant avec une solution de gestion de projet complète, l’entreprise peut se passer d’autres outils habituellement utilisés dans ce contexte. On peut penser à Excel bien sûr, mais aussi à de nombreuses applications spécialisées dont les données sont difficiles à mettre en lien.
Un logiciel de gestion de projet propose des analyses globales qui prennent en compte l’intégralité des informations liées aux projets et les présente sous forme de tableaux de bord visuels et simples à interpréter. Les synthèses ainsi réalisées sont des outils puissants pour comprendre les tenants et aboutissants d’une situation et en conséquence, pour prendre des décisions pertinentes.
Améliorer le travail collaboratif et la communication
Les logiciels de gestion de projet sont équipés de fonctionnalités facilitant la collaboration des membres travaillant sur un même projet. Ces derniers peuvent notamment s’échanger des messages instantanés, des documents et des données en quelques clics. Ils pilotent les tâches communes en toute simplicité et observent l’état d’avancement des activités de chaque collaborateur afin de mieux gérer les leurs. Ils peuvent également consulter et contribuer aux fiches projets en cours et aux idées d’opportunités à développer. Au final, comme les processus de communication sont optimisés, la productivité globale augmente naturellement.
Les fonctionnalités principales pour une bonne gestion de projet
Pour mener un projet de manière optimale, le logiciel de gestion sélectionné doit proposer un certain nombre de fonctionnalités de base. En voici 5 qui se montrent indispensables dans l’utilisation quotidienne de l’outil.
Vision globale des projets
Une solution de gestion de projet performante doit permettre à l’équipe SI d’obtenir une vue intégrale des différentes activités menées. En un seul coup d’œil, elle doit pouvoir déterminer si chacun des projets avance au rythme prévu ou, si au contraire, du retard a été pris. Pour cela, toutes les dates butoirs intermédiaires doivent apparaître clairement, quelle que soit l’interface utilisée. L’avancement peut aussi être symbolisé par un pourcentage ou une jauge colorée. Enfin, un système d’alerte doit permettre à l’équipe de détecter les dysfonctionnements rapidement.
Calendrier
Le calendrier est l’outil central du logiciel de gestion de projet. Il permet de noter les dates importantes : livraisons, réunions, rendez-vous clients, etc. C’est aussi ici que sont consignées les grandes étapes des projets et leurs échéances. Tous les intervenants doivent pouvoir accéder à ces informations afin de rester connectés à la temporalité des activités en cours. Un bon logiciel offre la possibilité de programmer des alertes et des notifications pour ne rien manquer.
Gestionnaire de tâches
Sans outil de gestion de tâches, un logiciel de gestion de projet ne vaudrait pas grand-chose ! Cette fonctionnalité essentielle permet au manager de découper chaque projet en une multitude de tâches et de planifier celles-ci de manière claire et flexible. Chaque tâche peut se voir attribuer un délai, un niveau de priorité, un certain nombre d’intervenants, mais aussi un budget. Comme pour les autres fonctionnalités, des notifications sont envoyées aux personnes concernées lorsqu’un délai est dépassé ou lorsqu’une tâche a changé de statut.
Gestion des ressources
Un bon outil de suivi de projet ne saurait se passer d’une fonctionnalité permettant de gérer les ressources financières, matérielles et humaines. L’idée est de dresser des listes exhaustives de toutes celles qui sont à disposition, afin de les allouer intelligemment aux activités en cours. C’est le seul moyen d’évaluer avec précision les capacités d’une équipe à atteindre les objectifs fixés. C’est aussi la meilleure arme pour mettre en place une stratégie d’investissement et de recrutement, lorsque des besoins se font sentir.
Outils de collaboration
Un outil de conduite de projet doit être vu comme une plateforme unique sur laquelle échanger, communiquer et collaborer. Il doit fournir aux membres de l’équipe les moyens de partager des documents et des données facilement, mais aussi de les stocker dans un endroit sûr et accessible.
Il doit également proposer des interfaces de communication et de collaboration agréables comme une messagerie instantanée utilisable à deux ou en groupe, un système d’appel vocal et vidéo, des possibilités de partage d’écran, etc.
Enfin, les outils collaboratifs doivent permettre à tous de visualiser où en sont les autres dans l’avancement de leurs tâches. C’est de cette manière que l’équipe peut avancer de front, sans perte de temps en réunions quotidiennes, bien trop chronophages.
Quelques exemples de logiciels de gestion de projet
Les logiciels de suivis de projet proposent donc des fonctionnalités de base comme celles décrites dans la partie précédente. Mais la plupart offrent aujourd’hui des outils bien plus poussés qui permettent au chef de projet de piloter l’intégralité de ses activités avec la plus grande efficacité.
Outil d’aide à la décision
Prendre des décisions est au cœur des activités des dirigeants. Pour mener à bien cette tâche, ils doivent s’équiper de logiciels innovants qui les aident à faire des choix. À travers la modélisation de l’organisation du SI, le logiciel de gestion de projet offre une meilleure visibilité des éléments stratégiques.
Il permet également de connaître en temps réel le niveau d’activité des services et collaborateurs. La charge de travail et les capacités en ressources humaines sont mises en corrélation, facilitant ainsi la planification du portefeuille de projets.
Par ailleurs, un outil d’aide à la décision propose des simulations complexes, prenant en compte de nombreux paramètres. Les dirigeants peuvent ainsi tester plusieurs configurations pour mettre en lumière celle qui se montre la plus productive en fonction des moyens disponibles.
Enfin, les statistiques et synthèses fournissent des données pertinentes sur les projets en cours. En consultant ces rapports réguliers, le chef de projet peut rapidement voir l’état d’avancement de chaque projet, le temps restant, la capacité de production, etc.
Outil de cartographie
Pour mieux appréhender l’ensemble du travail à réaliser, le chef de projet doit commencer par faire un état des lieux. Que son équipe doit-elle accomplir exactement et sur quelle période ? Quelles sont les ressources financières, matérielles et humaines mises à disposition ? Quelles sont les compétences maîtrisées par les collaborateurs ?
Certaines solutions de gestion de projet proposent un outil de cartographie permettant d’identifier l’intégralité des activités à réaliser, qu’elles soient de longue durée, ponctuelles ou récurrentes. Cette vue d’ensemble facilite la valorisation du portefeuille projets et donc la prise de décision concernant la priorisation.
L’outil offre également la possibilité de cartographier les ressources afin d’évaluer la capacité de production du service SI. Avoir en main cette liste exhaustive permet de mieux répartir les ressources et d’identifier celles qui sont sur ou sous exploitées.
La cartographie des compétences permet quant à elle de définir les rôles nécessaires à l’accomplissement des projets. Elle met en lumière celles qui manquent et celles qui sont surreprésentées au sein de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent ainsi être mieux valorisés et le chef de projet peut savoir exactement comment mener sa stratégie de recrutement.
Outil de gestion des assets
Devenu un enjeu majeur au sein de l’entreprise, la gestion des actifs l’est d’autant plus dans le service SI. Pour assurer son fonctionnement optimal, les équipements informatiques, logiciels, licences, outils bureautiques et consommables doivent bénéficier d’une planification et d’un pilotage sans failles.
Que se passerait-il si, du jour au lendemain, les applications n’étaient plus compatibles avec la mise à jour du système d’exploitation des ordinateurs de l’entreprise ? Pour des raisons évidentes de productivité et de sécurité, ce type de problématique ne peut être laissé au hasard.
Un outil de gestion des assets aide le responsable à lister l’intégralité des actifs de l’entreprise et à les prioriser afin de déterminer ceux qui nécessitent une attention particulière. Il peut également calculer l’amortissement de chaque actif et prévoir son remplacement.
Ce type d’outil peut s’utiliser à bien d’autres niveaux dont voici quelques exemples : gestion du renouvellement et de la maintenance des systèmes informatiques, optimisation des processus informatiques, gestion des contrats liés aux actifs, suivi du temps d’exécution des applications.
Tableaux de bord
Les tableaux de bord sont aujourd’hui devenus une fonctionnalité incontournable des outils de gestion. Ils apportent une visibilité jamais atteinte sur les données de l’entreprise, les mettent en lien de manière pertinente et facilitent ainsi l’analyse de l’activité.
Dans un service SI, les tableaux de bord permettent au chef de projet d’obtenir une synthèse rapide de la situation et de prendre les décisions qui s’imposent pour répondre aux priorités mises en avant. Cela peut être le remplacement de collaborateurs en congé maladie, la planification de la maintenance informatique ou encore le mise en pause d’un projet pour manque de ressources financières.
Plus besoin d’aller chercher les données sur divers tableaux ou logiciels, elles sont toutes rassemblées sur un tableau de bord mis à jour en temps réel. Un gain de productivité assuré !
Outil de suivi d’avancement
Comment bien gérer un projet si sa progression est une information difficile à obtenir ? Un outil de suivi d’avancement permet de savoir exactement où en est le projet en définissant avec exactitude ce qui a été accompli et ce qu’il reste à faire.
Ce type d’outil présente l’avantage de permettre à tous les intervenants d’un projet de valider les tâches accomplies. Les durées de chaque étape ayant été estimées par le chef de projet en amont, l’avancement du projet peut apparaître sous la forme d’un pourcentage. Une mesure réaliste à garder en permanence sous les yeux !
Outil de gestion de portefeuille
La construction et la mise à jour du SI nécessitent la réalisation de nombreux projets en parallèle. Pour mener de front une multitude de tâches plus ou moins importantes, il est essentiel de pouvoir prioriser l’ensemble du portefeuille projet.
Un outil de gestion de portefeuille permet de piloter les projets en cours, ceux à venir et les activités récurrentes. Il facilite l’arbitrage entre les tâches à accomplir : quelles sont celles qui doivent être traitées en priorité, en fonction des objectifs, des ressources et des compétences disponibles ?
Sous forme de diagramme de Gantt ou de graphique, les données liées aux activités sont exposées de manière claire et visuelle. Les priorités sont mises en lumière, facilitant la planification annuelle, mais aussi quotidienne.
EKIALIS Pilot, l’outil de gestion de projet par excellence
Pour soutenir les équipes SI dans la mise en place simultanée de multiples projets dont certains peuvent s’étaler sur plusieurs années, EKIALIS a conçu EKIALIS Pilot, un logiciel de suivi de projet haut de gamme. Complet et facile à prendre main, il permet au chef de projet et collaborateurs de piloter toutes les activités et les ressources sur une seule et même interface.
Il propose bien sûr toutes les fonctionnalités de base comme le gestionnaire de tâches, le calendrier, le diagramme de Gantt et les outils collaboratifs. Mais son point fort se situe dans les fonctionnalités avancées telles que le plan directeur des activités qui permet de gérer l’intégralité du portefeuille projets ou encore l’outil d’aide à la décision qui facilite la répartition des ressources disponibles.
D’autres outils puissants viennent compléter l’arsenal d’EKIALIS Pilot. La cartographie des activités, des ressources et des compétences permet par exemple de modéliser intégralement l’organisation de l’entreprise. Cette fonctionnalité est indispensable pour réaliser un audit avant de commencer toute planification.
Enfin, les tableaux de bord d' EKIALIS Pilot apportent une grande visibilité sur les informations disponibles liées aux projets en cours. Ils mettent en lien les données automatiquement et proposent une analyse synthétique de l’activité. C’est l’outil clé pour garder la maîtrise du temps, du budget et des ressources.
Pour gagner en performance globale, le système d’information doit être construit et entretenu à l’aide d’un logiciel de gestion de projet aux outils innovants comme l’aide à la décision, la gestion du portefeuille ou encore les tableaux de bord. EKIALIS Pilot propose toutes ces fonctionnalités en plus de celles de base qui améliorent l’organisation, la communication et donc la productivité.