Le logiciel de gestion de projets : l'outil pour réussir vos projets !

La gestion de projet consiste en l’organisation complète d’un projet, de sa création à son achèvement. Elle nécessite diverses ressources humaines, financières et matérielles, mais aussi des techniques, des compétences et des méthodes afin de s’assurer de son bon déroulement. Le but est de réaliser le projet en atteignant tous les objectifs qui lui sont propres, dans un temps imparti.

La gestion de projet est un facteur clé de la réussite d’un projet. C’est pourquoi elle est essentielle aux entreprises. Elle permet d’organiser le déroulement du pilotage de projet en coordonnant les différents acteurs, évènements et tâches liés au projet. La gestion de projet permet à l’entreprise de visualiser, mais surtout d’atteindre plus facilement ses objectifs grâce à une structuration adéquate et pertinente.

L’utilisation d’un outil de gestion de projet est un véritable atout pour les entreprises et organisations.

Les enjeux de la gestion de projet

Gestion du triangle d'Or

Le Triangle d’or concerne trois piliers de la gestion de projet : le coût, le délai et la qualité. Ils sont des facteurs indispensables à l’évolution adéquate d’un projet et interagissent entre eux.
En premier lieu, la qualité est un critère fondamental à l’exécution d’un projet. Ce dernier se doit d’être extrêmement qualitatif et aboutit pour répondre aux besoins et exigences du client. Cela passe notamment par l’utilisation d’un logiciel de gestion pour l’optimisation et la planification des tâches à effectuer.
Le budget est un second facteur à prendre en compte lors de la gestion de projet. Il va permettre de déterminer quelles ressources sont nécessaires et comment sont-elles utilisables afin de respecter les coûts. Il est donc important de commencer la gestion de projet en déterminant un budget prévisionnel, prenant en compte les opportunités, mais aussi les risques.
Arrive enfin le délai. Il est nécessaire de définir un délai approprié pour la conception du projet grâce entre autres à une bonne planification. Conserver une certaine marge est vivement conseillé en cas d’imprévu.

Par ailleurs, qualité, budget et délais sont extrêmement liés. Leur équilibre en va à la réussite du projet. Un projet rendu rapidement avec peu de budget manquera de qualité. À l’inverse, un projet avec un budget conséquent et donc plus d’outils sera plus qualitatif, même s’il est réalisé sur une courte durée. Enfin, l’optimisation du temps dédié au projet permet de réduire les coûts. Il faut donc veiller à proposer des délais cohérents, permettant de respecter la valeur du projet pour optimiser son budget et sa rentabilité.

Coordination des équipes et des tâches

La coordination des équipes et des tâches quotidiennes permet d’optimiser le temps de travail et de rationaliser le processus pour mener le projet à sa réussite.

Les différentes parties prenantes doivent toujours être en lien et doivent pouvoir suivre facilement l’évolution et la gestion des tâches afin d’avancer efficacement dans l’exécution du projet.

La coordination entre les différents acteurs permet également une meilleure communication et offre la possibilité de résoudre beaucoup plus rapidement les problèmes.

Les logiciels de gestion de projets

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Un outil de gestion de projet permet le pilotage d’un portefeuille de projets ainsi que des activités d’une entreprise ou d’une organisation. C’est un outil informatique permettant de faciliter le processus et la coordination des différents éléments du projet. Le logiciel de gestion de projets permet de coordonner les différentes ressources, parties prenantes et tâches à exécuter pour un suivi et un pilotage optimal du projet. Il apporte de la visibilité et permet de visualiser en temps réel l’état d’avancement du projet, le suivi du budget, des délais et des activités. Véritable outil stratégique, le logiciel de gestion de projet permet une bonne planification et exécution en définissant les différentes étapes du projet et les objectifs à atteindre sur une même plateforme.

Avantages des logiciels de gestion de projets

Les logiciels de gestion de projet offrent aux organisations des avantages indéniables :

1. Ils permettent tout d’abord de centraliser toutes les données nécessaires au bon déroulement du projet et d’apporter une vue d’ensemble sur sa progression et sur les différentes activités.
2. Ils permettent d’identifier les compétences nécessaires, celles manquantes ainsi que les ressources à utiliser.
3. Ils coordonnent également les différentes parties prenantes et les tâches récurrentes à exécuter facilitant donc le travail en équipe. Toutes les données sont centralisées et facilement accessibles par les différents acteurs.
4. Les outils de gestion de projets permettent donc de piloter simplement des projets et de prendre des décisions adaptées dans un respect optimal du budget et du délai imparti.

Comment choisir le logiciel de gestion de projet qui convient à votre entreprise?

Évaluation de vos besoins en matière de gestion de projet

Pour choisir le logiciel de gestion de projet approprié, il faut d’abord évaluer les besoins de votre organisation.

Les besoins varient d’une entreprise à une autre en fonction du secteur d’activité, mais aussi des objectifs à atteindre.

Parmi les besoins les plus courants, on retrouve :

• La planification : la gestion de projet implique toujours une bonne planification impliquant la définition du budget et du délai, les tâches, les objectifs, les ressources et les compétences à utiliser. Cette planification n’a de sens et d’intérêt qu’en ayant une vision globale de son portefeuille et de sa faisabilité.
  
• La communication et la collaboration : un logiciel de gestion de projet doit faciliter la communication et la collaboration entre les différentes parties grâce notamment à un échange simplifié des données et à une visibilité d’ensemble.
• La gestion des ressources : le logiciel de gestion de projet peut mettre en lien les différentes ressources qu’elles soient matérielles, financières ou humaines.
• Le suivi du projet : il est nécessaire pour les entreprises d’avoir une vision globale et continue sur le projet afin d’évaluer sa progression et de gérer rapidement les potentiels problèmes.
• La gestion des risques : toute gestion de projet comporte des risques. C’est pourquoi le logiciel de gestion de projet doit aussi être un outil informatique stratégique permettant d’évaluer et de gérer les risques afin qu’ils aient un impact minimum sur le projet.

Quels sont les critères de séléction à prendre en compte ?

Différents critères sont à prendre en compte lors du choix du logiciel de gestion de projet :

• Fluidité : un bon logiciel de gestion doit être intuitif et ergonomique. Les différentes parties prenantes doivent pouvoir naviguer facilement au sein de la plateforme. L’espace de travail doit être fluide et clair, pour pouvoir réaliser les tâches quotidiennes facilement, partager les données et suivre l’évolution du projet.
• Accessibilité : son accès doit également se faire depuis n’importe où. Le télétravail étant aujourd’hui une norme, les différents acteurs du projet doivent pouvoir accéder au tableau de bord du logiciel de gestion de projet depuis chez eux.
• Sécurité : la cybersécurité est un autre point important de tout logiciel de gestion de projet. Les données partagées sur la plateforme doivent être protégées et sécurisées.

• Spécification : un bon logiciel de gestion de projet doit pouvoir être personnalisable et s’adapter aux différents portefeuilles de projets et leurs besoins, quelle que soit l’entreprise ou l’organisation.

Le logiciel de gestion de projet EKIALIS Pilot

Le logiciel de gestion de projets EKIALIS Pilot est une solution innovante répondant à la problématique principale des organisations aujourd’hui : le temps.

1. L’outil de pilotage de projets EKIALIS Pilot optimise la charge et l’organisation du travail.
2. Il place l’humain au centre du dispositif en lui apportant tous les outils nécessaires pour le guider dans le pilotage de la gouvernance et la réussite de ses projets.
3. C’est un outil de gestion de projet ergonomique et intuitif qui s’adapte facilement à toutes les entreprises et à leurs portefeuilles de projets.
4. Il facilite la prise de décision grâce à une excellente vue d’ensemble sur le projet.
5. La priorisation est également facilitée grâce aux différentes synthèses et tableaux de bord.
6. Il permet la planification et la gestion des différentes activités, mais aussi le pilotage budgétaire. Il est ainsi très simple de surveiller et analyser les dépenses au fur et à mesure de l’avancement du projet.
7. EKIALIS Pilot permet également de suivre simplement les réalisations et d’adapter les différentes tâches à réaliser.
8. Grâce au diagramme de Gantt, il est facile de comprendre la charge de travail de chaque acteur et de mieux la répartir.  
9. Enfin, une équipe d’experts accompagne les entreprises dans la mise en œuvre de leur SI et la prise en main du logiciel de gestion de projet EKIALIS Pilot grâce à une formation complète en ligne ou en présentiel.